Guide technique pour participer aux procédures de la CRTESPF avec Zoom Pro

La Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF ou la « Commission ») a adopté des Lignes directrices relatives aux vidéoconférences pour la tenue des audiences et d’autres procédures en réponse à la crise de santé publique de la COVID-19. Ces autres procédures comprennent les médiations menées par les Services de médiation et de règlement des différends (SMRD) de la Commission ainsi que des conférences sur la gestion des cas ou de règlement, le cas échéant.

Conformément à ces lignes directrices, un ou une commissaire ou un médiateur ou une médiatrice décidera d’utiliser ou non la vidéoconférence pour une procédure et, en consultation avec les parties, déterminera la plateforme en ligne à utiliser.

La Commission a décidé d’utiliser Zoom Professional (Zoom) comme plateforme principale pour ses procédures virtuelles. Ce document fournit des renseignements techniques supplémentaires aux représentants, témoins et observateurs qui doivent participer à une audience, à une médiation ou à une conférence sur la gestion des cas sur Zoom.

Les Lignes directrices de la Commission obligent les parties qui comparaissent devant elle à se familiariser avec la plateforme de vidéoconférence avant la procédure et à s’assurer que tous ceux qui y participent, y compris les témoins, soient au courant des exigences techniques de la plateforme.

Par conséquent, les parties sont encouragées à examiner le présent guide technique avec tous les participants et les participantes. Toute question de la part d’un participant ou d’une participante ou d’un témoin doit être adressée au représentant ou à la représentante appropriée (avocat ou avocate de l’employeur, ou la personne qui représente le fonctionnaire s’estimant lésé ou la fonctionnaire s’estimant lésée), et non à la Commission. Pour plus de détails ou si vous avez des questions précises, veuillez consulter le site Web de Zoom pour obtenir des guides d’aide et des didacticiels vidéo.

1) Équipement requis :

Une vidéoconférence menée sur la plateforme Zoom s’appelle une réunion Zoom. La participation à l’une de ces réunions est gratuite et ne nécessite pas de compte. En plus d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent (l’utilisation d’un ordinateur de bureau ou portable est recommandée), vous aurez besoin de ce qui suit :

une connexion Internet stable (fournissant de préférence au moins 1,5 Mbps; vous pouvez la tester ici);
des haut-parleurs (intégrés à votre appareil ou branchés) ou des écouteurs; et
une webcam et un microphone, intégrés ou branchés à votre appareil, généralement au moyen d'une connexion USB (notez que des spécifications supplémentaires propres au microphone peuvent être requises pour les procédures nécessitant une interprétation simultanée).

Comme il est indiqué dans les Lignes directrices relatives aux vidéoconférences, la connexion filaire (câble Ethernet) est préférable à une connexion sans fil. Si vous utilisez une connexion sans fil, ne le faites pas au moyen d’un réseau public; utilisez uniquement un réseau privé protégé par mot de passe.

2) Télécharger le Client Zoom

Bien qu’il soit possible de rejoindre une réunion Zoom au moyen d’un navigateur Web, il est fortement recommandé de télécharger le « Client Zoom pour les réunions » sur l’appareil que vous utiliserez pour la réunion. Faites-le bien avant la date prévue de votre première réunion Zoom. Une fois l’installation terminée, cette icône Zoom apparaîtra sur votre bureau ou téléphone :

Lorsque vous ouvrez Zoom, l’écran d’accueil apparaîtra. Il comprend quatre options principales. Les personnes qui s’inscrivent ou qui obtiennent une licence pourront créer de nouvelles réunions ou les planifier. Celles qui utiliseront Zoom uniquement pour se joindre aux réunions configurées par d’autres personnes peuvent utiliser la fonction Rejoindre comme moyen de se connecter à la réunion.

3) L’hôte ou l’hôtesse de la réunion Zoom

Pour ses audiences, la Commission utilise un fournisseur de services tiers neutre pour organiser la réunion Zoom connexe. Le fournisseur de services organisera la réunion et fournira des services techniques pendant l’audience, par exemple pour la mise en place et la gestion des salles de petits groupes utilisées pendant le processus d’audience. Le fournisseur de services effectuera également un essai de Zoom avant l’audience (voir la section 10 ci-dessous).

Pour la médiation, l’hôte ou l’hôtesse peut être un fournisseur de services tiers neutre ou le médiateur désigné.

Pour une conférence sur la gestion de cas ou de règlement, l’hôte ou l’hôtesse sera le commissaire ou la commissaire affecté au cas.

4) Inscription préalable – participants et participantes

La Commission exige que tous les participants et les participantes s’inscrivent avant que la procédure ne se déroule sur Zoom. Les personnes qui représentent les parties seront invitées à fournir les renseignements suivants pour toutes les personnes qui participent :

le nom;
le titre (s’il y a lieu);
l’adresse de courriel;
le numéro de téléphone en cas de perte de connexion;
l’organisation;
le rôle (représentant ou représentante, avocat ou avocate, client ou cliente, fonctionnaire s’estimant lésé ou fonctionnaire s’estimant lésée ou témoin).

Le greffe ou le SMRD demandera aux représentants ou aux représentantes des parties de fournir ces renseignements bien avant la première procédure vidéo concernant une affaire (souvent l’essai de Zoom). Les renseignements seront fournis à l’hôte ou à l’hôtesse de la réunion, qui les utilisera pour autoriser les participants et les participantes à se joindre à la réunion Zoom, résoudre les problèmes de connexion technique et mettre en place des salles de petits groupes.

Le greffe ou le SMRD enverra un avis de procédure comportant un lien de connexion Zoom et des renseignements de connexion. Il est strictement interdit de transmettre ces renseignements.

5) Inscription préalable – observateurs et observatrices

En vertu de la Politique sur la transparence et la protection de la vie privée et des Lignes directrices relatives aux vidéoconférences de la Commission, ses audiences sont ouvertes au public. En conséquence, tout observateur ou observatrice doivent s’inscrire avant une audience. Les parties seront invitées à inscrire les observateurs et les observatrices au préalable et à fournir les renseignements suivants à leur sujet :

les noms;
les adresses de courriel;
les organisations (s’il y a lieu).

Le greffe enverra l’avis de procédure avec un lien de connexion Zoom et les renseignements de connexion à l’intention des observateurs et des observatrices enregistrés au préalable par copie conforme invisible (cci). Il est strictement interdit de transmettre ces renseignements à d’autres personnes.

Les observateurs et les observatrices seront invités à se joindre à la réunion avec leurs microphones en sourdine, sans allumer leur caméra vidéo, et à maintenir ce statut tout au long de l’audience. L’hôte ou l’hôtesse sera invité à désactiver le microphone et la vidéo de tout observateur ou observatrice qui les allume par inadvertance ou pour une autre raison. Si un observateur ou une observatrice continue d’allumer son microphone ou sa vidéo, l’hôte ou l’hôtesse peut le ou la retirer de l’audience.

Les observateurs et les observatrices ne seront pas ajoutés aux salles de petits groupes.

La Commission ne suspendra pas la procédure pour régler les problèmes de connexion des observateurs ou des observatrices.

Les personnes qui participent sans connexion vidéo apparaissent sous la forme d’un carré noir dans l’Affichage Galerie de la réunion. Pour les masquer, faites un clic droit sur n’importe quel carré noir et sélectionnez Masquer les participants sans vidéo. Lorsque les participants ou les participantes sans vidéo sont masqués, un avis doit apparaître en haut de votre écran dans l’affichage galerie :

Veuillez noter que les observateurs et les observatrices ne participent pas à la séance d’essai.

6) Se joindre à une réunion au moyen d’un lien

Le moyen le plus simple de participer à une réunion Zoom est de cliquer sur le lien qui figure dans l’invitation de la Commission. En voici un exemple :

Après avoir cliqué sur le lien, un avis apparaîtra vous demandant si vous souhaitez ouvrir la réunion Zoom (Zoom meetings). Cliquez sur le bouton Ouvrir Zoom Meetings :

7) Se joindre au moyen d’un identifiant de réunion et un mot de passe

À la réception de l’invitation à la réunion, vous devez noter l’identifiant de réunion et le code d’accès. Ceci est important au cas où vous perdriez votre connexion de courriel juste avant de joindre la rencontre. Si cela se produit, ouvrez le client Zoom, sélectionnez Rejoindre la réunion sur la page d’accueil, puis saisissez l’identifiant de la réunion et votre nom (les observateurs peuvent également cocher la case à côté de Arrêter ma vidéo à ce stade).

8) Se joindre par téléphone

Il est également possible de participer à une réunion Zoom par téléphone. Vous pouvez être invité à vous joindre uniquement par vidéo et à téléphoner pour la partie audio, par exemple si des problèmes surviennent avec la connexion audio ou vidéo de l’ordinateur. Vous pouvez également être invité à vous inscrire uniquement par téléphone. Si tel est le cas, l’expérience s’apparentera à une téléconférence audio uniquement.

Pour vous connecter par téléphone, utilisez les numéros de téléphone qui vous ont été communiqués dans l’invitation à la réunion (voir étape 6) et utilisez l’identifiant de réunion et le code d’accès fournis.

Le commissaire ou médiateur décidera si la rencontre peut se dérouler en l’absence de connexion vidéo pour un participant donné.

9) La salle d’attente

Dans la plupart des procédures de la Commission, l’hôte ou l’hôtesse organisera la réunion de façon à placer les participants et les participantes, ainsi que les observateurs et les observatrices dans la Salle d’attente avant le début de la réunion. Vous verrez un écran comme celui ci-dessous, et ce, jusqu’à ce que l’hôte ou l’hôtesse vous autorise à entrer. Vous pouvez tester votre audio et vidéo une fois pendant que vous attendez en cliquant sur Tester l’audio de l’ordinateur.

10) Séances d’essai de Zoom

Pour ses audiences, la Commission organisera normalement une Séance d’essai Zoom une à deux semaines à l’avance, qui sera dirigée par l’hôte ou l’hôtesse qui présidera l’audience. Tous les participants et les participantes, y compris les témoins, doivent y assister. Ces séances visent à s’assurer que la technologie fonctionne pour toutes les personnes qui participent à l’audience. Les problèmes de connexion seront réglés. Les participants et les participantes recevront une orientation sur la plateforme Zoom et pourront poser des questions techniques.

11) Se préparer à se joindre à l’audience

En suivant l’une des méthodes décrites ci-dessus (connexion au moyen d'un lien, Rejoindre la réunion, ou par téléphone), vous devez rejoindre la réunion Zoom au moins 15 minutes avant l’heure de début prévue, pour permettre à l’hôte ou à l’hôtesse de tester la connexion et l’audio et vidéo, et pour veiller à ce qu’il n’y ait pas de problème. Par la suite, vous pouvez désactiver votre microphone et finaliser votre configuration avant le début de l’audience. Vous pouvez également choisir de désactiver votre vidéo.

N’oubliez pas de vérifier votre environnement et de vous poser les questions suivantes :

Que verront les autres participants et participantes derrière vous?
Pouvez-vous fermer la porte pour minimiser le risque d’interruptions?

Voici quelques autres éléments à vérifier avant le début de la procédure :

Avez-vous un accès facile à tous les documents dont vous avez besoin?
Votre ordinateur ou ordinateur portable est-il branché pour vous assurer de ne pas manquer de courant?
Avez-vous fermé des vidéos en continu ou des connexions VPN?
Avez-vous un verre d’eau à portée de la main, comme ce serait le cas dans une salle de réunion ordinaire?

Passez en revue le document Conseils et astuces pour les procédures par vidéoconférences de la CRTESPF pour veiller à ce que les paramètres appropriés soient appliqués, suivez l’étiquette suggérée pour la vidéoconférence et préparez-vous de manière appropriée pour votre procédure.

Si vous participez à une procédure, assurez-vous d’avoir mis en place un moyen de communiquer avec des collègues, un avocat ou une avocate, ou une personne qui vous représente en dehors de la plateforme Zoom, par exemple, une adresse de courriel ou un numéro de téléphone, dans le cas où des problèmes techniques survenaient et que vous en ayez besoin.

La Commission vous fournira également l’adresse de courriel et les coordonnées téléphoniques d’urgence de l’hôte ou de l’hôtesse, que vous pourrez utiliser pour résoudre les problèmes techniques rencontrés lors de la connexion à l’audience ou de la médiation.

12) Paramètres de réunion

Voici une brève introduction aux paramètres de réunion de Zoom. Veuillez noter que ces captures d’écran proviennent d’un ordinateur Windows – l’interface sur un téléphone iPad ou sur un ordinateur Apple peut sembler un peu différente, mais les fonctions seront les mêmes.

Une fois que vous avez été accepté hors de la Salle d’attente, vous trouverez un ruban au bas de l’écran contenant les paramètres de réunion les plus importants. Si vous ne voyez pas le ruban, passez votre souris au bas de votre écran. Le ruban ressemble à ceci :

Muet : Cette fonction désactive votre microphone, ce qui peut également être fait à l’aide d’Alt-A sur votre clavier comme interrupteur marche-arrêt. Vous pouvez également réactiver temporairement le microphone à l’aide de la barre d’espace. Les observateurs et les observatrices doivent s’assurer qu’ils sont en sourdine pendant toute la réunion.

Arrêter vidéo/Démarrer Vidéo : cette fonction est utilisée pour éteindre ou allumer votre caméra. Les observateurs et les observatrices doivent garder leur vidéo désactivée pendant toute la réunion.

Gardez à l’esprit que même si vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver votre caméra, l’hôte ou l’hôtesse peut également faire ce choix pour vous. Il est toujours bon d’être en mode silencieux lorsque vous ne parlez pas, pour éviter les bruits de fond.

Participants : Indique qui est actif. Vous pouvez utiliser ce paramètre pour préciser votre nom et votre rôle. Pour changer votre nom,

cliquez sur « Participants » sur le ruban (voir l’image ci-dessus); puis
cliquez sur « Renommer » à côté de votre nom et ajoutez votre rôle.

Diviser en groupes : Cette fonction apparaît uniquement sur l’écran de l’hôte ou de l’hôtesse, qui utilisera cette fonction pour placer les participants et les participantes dans des salles de petits groupes.

D’autres précisions viendront plus tard dans ce document concernant les fonctions Converser et Partager l’écran. La fonction Réactions ne doit pas être utilisée dans les procédures de la Commission à moins que le commissaire ou la commissaire, le médiateur ou la médiatrice, et les personnes qui représentent les parties n’en discutent.

13) Affichage intervenant et Affichage galerie

Vous disposez de plusieurs options pour voir les autres personnes qui participent à une réunion Zoom. Sur un ordinateur, en haut à droite de votre écran, vous pouvez basculer entre l’Affichage intervenant et l’Affichage galerie.

Dans l’Affichage intervenant, la personne qui parle occupera la majorité de l’écran, et les autres seront minimisées et apparaîtront dans une rangée en haut. Cela fonctionne bien dans un contexte d’audience, dans lequel vous souhaitez vous concentrer sur la personne qui parle (par exemple, un représentant ou une représentante ou un témoin). Au cours d’un interrogatoire, l’écran de l’intervenant actif fera un va-et-vient entre le représentant ou la représentante et le témoin.
Dans l’Affichage galerie, tous les participants et les participantes avec vidéo auront la même taille. Vous souhaiterez peut-être utiliser cet affichage au début d’une procédure ou lors d’une réunion dans une salle complémentaire.
Dans l’« Affichage galerie », une case noire vous indiquera si un participant n’utilise pas de vidéo (par exemple, un observateur ou une observatrice). Vous pouvez les supprimer de l’affichage galerie en cliquant sur l’un d’eux avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Masquer les participants sans vidéo). Vous pouvez toujours voir la liste complète des participants et des participantes (y compris les observateurs et les observatrices) au moyen du bouton Participant.
Vous pouvez également décider d’épingler la vidéo d’une personne, par exemple, le commissaire ou la commissaire, le médiateur ou la médiatrice, la personne qui représente une partie ou son avocat ou son avocate, comme suit :
- cliquez sur Participants sur le ruban du menu;
- sélectionnez le nom de la personne que vous souhaitez épingler, puis sélectionnez Épingler la vidéo ou Mettre en vedette une vidéo.
Si vous avez deux écrans, vous pouvez configurer Zoom de sorte qu’une vidéo épinglée ou un écran partagé apparaisse sur votre écran secondaire. Dans une réunion avec Zoom, recherchez le bouton Arrêter vidéo et cliquez sur la petite flèche dans le coin supérieur droit :

Dans le menu, sélectionnez Paramètres vidéo, choisissez l’option Général et sélectionnez l’option Utiliser deux moniteurs. Veuillez noter que ces changements ne seront pas mis en place immédiatement, mais bien lorsque vous vous joindrez de nouveau à la réunion, à la suite de votre retour ou après avoir quitté une salle complémentaire.

14) Fonction « Converser » de Zoom

La fonction Converser permet aux participants ou aux participantes de communiquer par message texte pendant une réunion plutôt que verbalement. La fonction Converser permet d’envoyer des messages à l’hôte ou à l’hôtesse, ou à Tout le monde ou d’envoyer des messages privés entre eux. Gardez toujours les discussions professionnelles et n’abordez aucun sujet confidentiel.

Dans la plupart des procédures de la Commission, la fonction Converser sera complètement désactivée ou limitée à la communication avec l’hôte ou l’hôtesse. Cette fonction ne doit être utilisée que pour résoudre des problèmes techniques liés à la procédure, comme une perte de vidéo ou de son, ou pour indiquer qu’un participant ou une participante requis a perdu sa connexion.

15) Salles de petits groupes

Lors des audiences et des médiations, l’hôte ou l’hôtesse de la réunion mettra en place des Salles de petits groupes pour permettre aux parties de parler en privé, sans que les autres participants ou participantes ne soient présents. La création de ces salles sera discutée à l’avance avec le commissaire ou la commissaire ou le médiateur ou la médiatrice.

Une configuration typique de salles de petits groupes comprend les éléments suivants :

Une salle pour le fonctionnaire s’estimant lésé ou la fonctionnaire s’estimant lésée et la personne qui le représente;
une salle pour l’employeur et les clients participants;
une salle pour le commissaire ou la commissaire/le médiateur ou la médiatrice, et l’hôte ou l’hôtesse;
une deuxième salle pour que le commissaire ou la commissaire/le médiateur ou la médiatrice les personnes qui représentent les parties; et;
aux audiences, une salle pour les observateurs et les observatrices.;

Voici quelques conseils pour les salles de petits groupes :

Dans une salle complémentaire, utilisez la fonction Participants pour indiquer qui est là.
La fonction Demande d’aide sur le ruban de menu sert à communiquer avec l’hôte ou l’hôtesse.
Lorsque l’hôte ou l’hôtesse se joint à la réunion, sa vidéo apparaît.
Lorsque vous quittez, appuyez sur Quitter la salle de petits groupes, PAS sur Quitter la réunion.
Si vous quittez la réunion, cliquez à nouveau sur le lien ou saisissez le numéro d’identification et le mot de passe, puis revenez dans la salle principale.
Veuillez consulter le centre d’aide Zoom pour plus de détails sur la participation aux salles de petits groupes.

Le commissaire ou la commissaire, ou le médiateur ou la médiatrice, peut discuter avec les parties à savoir si ces dernières souhaitent être placées dans leurs salles de petits groupes avant le début d’une procédure ou pendant une pause. Les participants et les participantes doivent toujours veiller à ce que les bonnes personnes soient présentes dans la salle avant d’entamer une discussion confidentielle.

Le commissaire ou la commissaire, ou le médiateur ou la médiatrice, informera normalement les parties de la durée d’une interruption de la procédure. L’hôte ou l’hôtesse peut envoyer un message aux participants et aux participantes pour leur demander s’ils sont prêts à mettre fin à la salle de petits groupes ou entrer dans la salle de petits groupes pour vérifier la progression. À la fin de la période de pause, le commissaire ou la commissaire, ou le médiateur ou la médiatrice, demandera à l’hôte ou l’hôtesse de mettre fin aux salles de petits groupes. Les participants et les participantes en seront informés et pourront se préparer à rentrer dans la salle principale.

[Traduction]

16) Que faire si votre réunion Zoom se déconnecte

Essayez de vous reconnecter en suivant les mêmes étapes décrites ci-dessus pour rejoindre une procédure Zoom – voir les sections 6 à 8.
Si vous utilisez Zoom sur votre téléphone cellulaire ou un autre appareil, saisissez l’identifiant de réunion et le mot de passe indiqués dans le courriel d’invitation.
Appelez l’hôte ou l’hôtesse (un numéro vous sera fourni juste avant la procédure).

17) Témoins

La Commission a publié des directives pour les témoins qui participent aux audiences. Ces directives fournissent des informations au sujet du rôle des témoins dans une procédure par vidéoconférence.

Voici quelques points techniques concernant les témoins :

Lorsqu’un témoin est invité à quitter la salle d’audience pendant que le commissaire ou la commissaire discute d’une question avec les représentants ou les représentantes ou l’avocat ou l’avocate, l’hôte ou l’hôtesse sera invité à placer le témoin dans la « Salle d’attente » ou dans une salle de petits groupes mise en place à cette fin. L’hôte ou l’hôtesse les ramènera dans la salle d’audience à la demande du commissaire ou de la commissaire.
Si un commissaire ou une commissaire a ordonné l’exclusion de témoins, aucun témoin ne peut être admis dans la salle d’audience ou dans une salle de petits groupes avant que son témoignage ne soit terminé et que le commissaire ou la commissaire n’ait informé le témoin qu’il peut se retirer de la barre des témoins.
Une fois que le témoin a terminé, il appartient à la personne qui représente une partie de demander que ce témoin soit inclus dans les futures salles de petits groupes, s’il le souhaite.

18) Gérer les documents

Les lignes directrices relatives aux vidéoconférences de la Commission prévoient que la Commission fournira une orientation en ce qui concerne l’échange de documents avant l’audience. L’orientation peut différer d’un commissaire ou d’une commissaire à l’autre ou d’une procédure à l’autre.

Cependant, les parties seront toujours fortement encouragées à convenir d’un recueil conjoint de documents à soumettre sur consentement. Le commissaire ou la commissaire peut également demander aux parties d’élaborer un exposé conjoint des faits, même si leur capacité à le faire se limite à énumérer les dates et événements clés.

Il importe de se rappeler que tous les documents doivent toujours être dans un format qui peut être partagé à l’avance avec les parties et les témoins par voie électronique, et qu’ils doivent être paginés pour faciliter la consultation pendant l’audience.

Tous les participants et les participantes (représentants et représentantes, clients et clientes et témoins) devront disposer d’un moyen de visualiser les documents sur un écran, que ce soit au moyen d’un appareil distinct ou sur le même appareil que celui utilisé pour la réunion Zoom. Avoir deux moniteurs peut faciliter la navigation dans les documents numériques.

Une approche courante consisterait à exiger ce qui suit :

a) fournir tous les documents en format PDF, paginés, avec une table des matières configurée avec des hyperliens;
b) tous les documents PDF doivent utiliser une convention de dénomination qui inclut le titre suivi du nom de la procédure;
c) un ensemble typique de documents peut inclure les éléments suivants, avec des exemples de noms de document :
- i) Recueil conjoint de documents (volume X de Y) – 566-XX-YYYYY
- ii) Documents contestés par le syndicat (volume X de Y) – 566-XX-YYYYY
- iii) Documents contestés par l’employeur (volume X de Y) 566-XX-YYYYY
- iv) Exposé conjoint des faits 566-XX-YYYYY;
d) Tous les documents doivent être fournis à l’agent ou à l’agente du greffe de la Commission dans un délai précis établi par la Commission (par exemple, trois à cinq jours avant le début de la procédure).

Veuillez noter que la Commission ne peut accepter les documents de 25 Mo ou plus. Tout fichier plus volumineux doit être divisé en documents plus petits.

Gardez à l’esprit que tous les participants et les participantes, y compris le commissaire ou la commissaire, les témoins et les personnes qui représentent l’autre partie, doivent être en mesure de trouver et de consulter rapidement des documents pendant les témoignages et les plaidoiries. Généralement, le commissaire ou la commissaire demandera aux parties de se référer au document (par exemple, « onglet 30 du volume 2 du recueil de documents du syndicat ») ET de se référer au numéro de page, pour permettre une navigation plus rapide dans un recueil de documents PDF numérisé en utilisant l’outil de navigation par numéro de page, de cette façon :

De plus :

Un commissaire ou une commissaire peut ordonner que des copies papier soient fournies avant une procédure.
Un commissaire ou une commissaire peut avoir à établir des protocoles d’échange électronique de documents susceptibles de faire l’objet d’une ordonnance de confidentialité.
Si une partie ne souhaite pas envoyer par courrier électronique certains documents à certains témoins, elle devra les diviser en volumes lorsqu’elle les transmettra à l’avance.

19) Partage d’un écran et partage de fichiers

La Commission a déterminé qu’étant donné les limites de la vidéoconférence, dans la mesure du possible, tous les documents doivent être échangés au préalable.

Cependant, la plateforme Zoom permet de partager des documents à l’écran. Le commissaire ou la commissaire peut l’autoriser si une partie a un document qu’elle ne peut pas inclure dans un recueil de documents préparé à l’avance ou simplement pour s’assurer que tous les participants ou les participantes voient le même document. Le commissaire ou la commissaire peut exiger une discussion latérale avec les représentants ou les représentantes (dans une salle de petits groupes) avant d’accepter de permettre la présentation d’un document de cette façon. Un médiateur ou une médiatrice peut utiliser l’option de partage d’écran pour examiner l’accord de médiation ou présenter des renseignements sur le processus de médiation.

La fonction Partager l’écran se trouve au milieu du ruban du menu principal. L’hôte ou l’hôtesse contrôlera l’autorisation de partager l’écran. Le commissaire ou la commissaire indiquera à la partie souhaitant afficher un document quand cliquer sur Partager l’écran, et cette partie devra choisir la fenêtre d’ordinateur appropriée à afficher.

Une fois le partage d’écran commencé, le document occupera la majorité de l’écran et les vidéos des participants et des participantes à la réunion deviendront beaucoup plus petites.

La personne qui affiche le document aura le contrôle sur la partie de celui-ci qui apparait et pourrait être invitée à faire défiler ce document vers le bas ou à parcourir ses pages par le commissaire ou la commissaire ou un témoin. Cependant, l’hôte ou l’hôtesse peut donner le contrôle du document à une autre personne (par exemple un témoin) afin qu’elle puisse parcourir le document elle-même.

Certains fournisseurs de services prendront également en charge l’utilisation d’une technologie de partage de fichiers sécurisée telle que DropBox ou GoogleDrive pour permettre le téléchargement de documents afin que tous les participants ou les participantes (le commissaire ou la commissaire, les autres parties et les témoins) puissent les consulter ou les télécharger.

20) Autre

a) Comment changer la langue de Zoom
- Recherchez l’icône Zoom dans votre menu Démarrer pour lancer le programme.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône Zoom, passez la souris sur Modifier la langue (Switch languages), puis sélectionnez la langue souhaitée :
b) Comment ajouter un arrière-plan virtuel
- Enregistrez l’arrière-plan virtuel sur votre ordinateur. Vous pouvez choisir d’en utiliser un neutre (un mur blanc, par exemple). Vous pouvez également utiliser votre propre espace neutre.
- Si vous souhaitez utiliser un arrière-plan virtuel, configurez-le avant le début de la procédure.
- En ayant Zoom ouvert, cliquez sur la flèche vers le haut (curseur) à droite de Arrêter vidéo pour ouvrir le menu contextuel, puis cliquez sur Choisir un arrière-plan virtuel.
- Cliquez sur le signe plus (« + ») à côté de Choisir un arrière-plan virtuel et sélectionnez l’image que vous avez enregistrée sur votre ordinateur.

21) Renseignements supplémentaires

Consultez le site Web de la CRTESPF pour obtenir les Lignes directrices relatives aux vidéoconférences, des conseils et astuces et des lignes directrices, politiques et directives concernant les témoins.

Au besoin, le greffe de la Commission peut fournir des renseignements sur les exigences techniques relatives aux microphones dans une procédure comportant une interprétation simultanée.

Vous pouvez également consulter le blogue du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour des Conseils de protection de la vie privée s’appliquant à l’utilisation des services de vidéoconférence.

Nous vous invitons à nous faire parvenir vos commentaires et vos suggestions concernant ce guide par courriel à mail.courrier@fpslreb-crtespf.gc.ca.

Les questions pratiques sur des audiences et des dossiers concrets qui doivent être résolues par un agent du greffe (le dépôt électronique, par exemple) peuvent être envoyées à director.directeur@fpslreb-crtespf.gc.ca.